サラリーマンの方ならわかると思いますが、
新入社員として部署に配属されてから最初の重要なお仕事の一つが、
自分のグループにかかってくる電話に出て、適切な方へ取り次ぐことですよね。
最初は日本語でも緊張しますが、
もし相手が外国人だったらどうしますか？
公用語が英語の会社であればあり得ることですよね。
そんな時に上手に英語で電話対応できたら、
上司からの評価が上がること間違いなしですよね。
今日はそんな英語の電話対応の基本について
シェアしたいと思います。
英語で電話対応するときの基本
英語で電話を受ける側
電話をとって最初に話す言葉は以下になります。
[company name], [your name] speaking.
最初に会社名と自分の名前を名乗ります。
日本語でも同じですよね。
英語で電話をかける側
今度は逆に電話をかける側ですが、以下の英文のように電話をかければ問題ないでしょう。
This is [your name]. I’m calling from [company name].
こちらも会社名と自分の名前を名乗ります。
電話ではThis is ○○というのがポイントですね。
たいてい企業に電話をすると、
電話をとる専門の方がいらっしゃって（新人くんなど）
電話をしたい方とは別の方が電話に出ることが多いと思います。
そこで、○○さんに代わってもらえますか？と英語で伝え、
担当者に取り次いでもらう必要があります。
そんな時は以下のように伝えます。
- May I speak to [name]?
- I’d like to speak to [name].
- Is [name] avalable?
そうすると、相手は以下のように答えてくれるでしょう。
Sure/Okay. I will transfer you to [name].
これで相手が担当者へ取り次いでくれるでしょう。
英語で担当者が席を外していることを伝えるには？
今度はまた電話を受ける側です。
○○さんに代わってもらえませんか？と言われたときに、
ちょうど○○さんが席を外していた、もしくは会議や出張に出ていた場合、
英語でどのように説明をするのが良いでしょうか？
I’m sorry but, ～
のあとに、電話を取り次げない理由を述べます。
- 他の電話に出ている場合
- [name] is an another line.
- 席を外している場合
- [name] isn’t in at the moment.
- 会議に出席している場合
- [name] is in a meeting.
- 出張に出ている場合
- [name] is on a business trip.
会議や出張に出ている場合は、どれくらいで戻ってくるかを以下のように聞かれるかもしれません。
- How long is the meeting.
- When will he finish.
そうしたら時間や期間を連絡しましょう。
英語で伝言を依頼するときは？
担当者が何らかの原因で不在だった場合には、伝言メッセージを残すことになると思います。
その際に電話を受ける側が伝言メッセージを催促するには以下の英文が使えます。
Would you like to leave a message?
逆に電話をかけた側が伝言メッセージを残したいことを伝えるには以下の英文が使えます。
May I leave a message?
伝言メッセージとしては以下が考えられます。
- Could you tell [name] to call me back?
- Could you tell [name] to email me?
- Could you tell [name] to arrange the meeting?
これで相手に対して電話やメールを折り返してもらうことができますね。
英語で相手の電話番号を聞くには？
折り返し電話をくださいとなった場合、相手の電話番号がわからなければ、
かけなおすことができません。
相手の電話番号を英語で聞くには、以下の英文が使えます。
May I have your phone number?
これで相手の電話番号を聞くことができるでしょう。
まとめ
以上、基本的な英語での電話対応方法でした。
電話では相手の顔が見えない分、より丁寧な言葉遣いを気を付けましょう。
疑問形で聞く場合に、上に行くほどより丁寧な表現となります。
- May
- Would
- Could
- Can
