英語のメールのテンプレートとは？構造を理解して正しく書こう

みなさんこんにちは。

みなさんは仕事で英語のメールを書くことありますか？

私は3日に1回ほど英語のメールを書いています。

 

書きたくて書いているわけではないのですが、、、

同僚に日本語が喋れないメンバーがいるのと、

海外のメンバーとディスカッションする必要があるため、

英語でメールを書いています。

 

英語のメールにはテンプレートがありますので、

今日はそちらをシェアしたいと思います。

英語のメールのテンプレートとは？

英語のメールを書く時は、以下のテンプレートに従って書くとよいです。

１、挨拶

まずは挨拶（Greeting）です。

挨拶には相手との親しさに応じて、何種類か書き方があります。

例えばメールの相手がJohn Smithで、

とても親しい間柄の場合は、

などの書き出しをするのがよいでしょう。

 

しかし、相手と初めてメールをする場合など、

フォーマルなメールを書く場合の挨拶は、

と相手のFamily Name（姓）を使って挨拶するのが礼儀です。

 

また、ビジネスではあまりないかもしれませんが、

もし相手の名前が分からない場合は、

と挨拶を書きます。

 

あと、特定の人ではなく、複数の人へメールを書く時の挨拶は、

などの挨拶を書きます。

状況に応じてこれらの挨拶を切り替えて書いていきましょう。

オープニングセンテンス

次にオープニングセンテンス（opening sentence）です。

本題に入る前に一言添えます。

日本のビジネスのメールですと、決まり文句として「いつも大変お世話になっております。」がありますが、これにあたる英文はありません。

その代わりに、感謝の気持ちや相手へのいたわりの気持ちを伝えます。

日本のメールでも「メールありがとうございます。」や「お元気ですか？」などを書きますよね。

 

最初に感謝の気持ちを伝えるのであれば、

などと述べるのが良いでしょう。

 

また相手を気遣う一言として、

とメッセージを送ることができます。

 

また相手が休み明けであれば、以下の一言を添えることもできるでしょう。

このようにオープニングセンテンスでは、本体に入る前に一言添えることで、メールが堅苦しくならないための項目といえます。

 

メインメッセージ

そして本文です。相手と共有したいことや依頼したいことをわかりやすく伝えます。

相手と情報を共有したいときは、以下のような文言が使えるでしょう。

また相手に何かリクエストするときは、以下のような文言が使えるでしょう。

英語メールは長くなりすぎずに、簡潔に要件を伝えることが重要です。

 

クロージングセンテンス

伝えたいことを述べた後は、クロージングセンテンス（closing sentence）を添えます。

日本語のメールでいうところの「今後ともよろしくお願いいたします。」のイメージです。

また、相手が休みに入るのであれば、以下が使えます。

 

結びの言葉

そしてメールの締めくくりとして、最後に結びの言葉（sign off）を書きます。

ビジネスでフォーマルな場面では、

を使うのが一般的です。

ビジネスでも親しい間柄であれば、少しカジュアルなイメージで

を使うことができます。

更に同僚など、もっとカジュアルな感じであれば、

を使うことも可能です。

 

ビジネスメールの具体例

それでは、上記のメールテンプレートを使って実際にビジネスメールを書いてみましょう。

テンプレートの流れでメールを書いていけば、

非常識な内容のメールを書いてしまうことがなくなると思いますので、

突然英語のメールを書くことになってしまった人は、

こちらのテンプレートを参考に作成してみてください。

まとめ

今回は英語のメールを書く時のテンプレートをお伝えしました。

ビジネスで英語のメールを書く時は、相手との関係性を意識して、

失礼にあたらないように気をつけて書きましょう。

 

最初のうちは、英語メールを書いたら、英語のできる同僚に添削してもらって、

失礼にあたる表現がないか、伝えたいことが正しく伝わるか、

内容を確認してもらってから送付するのが良いかもしれません。

 

母国でない言語のメールを書くのはストレスがたまるかもしれませんが、

何度も使っていけば慣れると信じて頑張っていきましょう。