基本

英語のメールのテンプレートとは?構造を理解して正しく書こう

みなさんこんにちは。

みなさんは仕事で英語のメールを書くことありますか?

私は3日に1回ほど英語のメールを書いています。

 

書きたくて書いているわけではないのですが、、、

同僚に日本語が喋れないメンバーがいるのと、

海外のメンバーとディスカッションする必要があるため、

英語でメールを書いています。

 

英語のメールにはテンプレートがありますので、

今日はそちらをシェアしたいと思います。

英語のメールのテンプレートとは?

英語のメールを書く時は、以下のテンプレートに従って書くとよいです。

  1. 挨拶
  2. オープニングセンテンス
  3. メインメッセージ
  4. クロージングセンテンス
  5. 結びの言葉

1、挨拶

まずは挨拶(Greeting)です。

挨拶には相手との親しさに応じて、何種類か書き方があります。

例えばメールの相手がJohn Smithで、

とても親しい間柄の場合は、

  • Hi John
  • Hello John
  • Hey John
  • John

などの書き出しをするのがよいでしょう。

 

しかし、相手と初めてメールをする場合など、

フォーマルなメールを書く場合の挨拶は、

  • Dear Mr.Smith

と相手のFamily Name(姓)を使って挨拶するのが礼儀です。

 

また、ビジネスではあまりないかもしれませんが、

もし相手の名前が分からない場合は、

  • To whom it may concern

と挨拶を書きます。

 

あと、特定の人ではなく、複数の人へメールを書く時の挨拶は、

  • Dear All
  • To All
  • Everyone

などの挨拶を書きます。

状況に応じてこれらの挨拶を切り替えて書いていきましょう。

オープニングセンテンス

次にオープニングセンテンス(opening sentence)です。

本題に入る前に一言添えます。

日本のビジネスのメールですと、決まり文句として「いつも大変お世話になっております。」がありますが、これにあたる英文はありません。

その代わりに、感謝の気持ちや相手へのいたわりの気持ちを伝えます。

日本のメールでも「メールありがとうございます。」や「お元気ですか?」などを書きますよね。

 

最初に感謝の気持ちを伝えるのであれば、

  • Thank you for your mail.(メールありがとうございます。)
  • Thank you for visiting our office last week.(先週私たちのオフィスを訪問してくださってありがとうございます。)
  • Thank you for sending me the document.(書類を送付いただきありがとうございます。)

などと述べるのが良いでしょう。

 

また相手を気遣う一言として、

  • How are you doing?(お元気ですか?)
  • How is your business going?(ビジネスはどうですか?)
  • I hope you are doing well.(元気であることを願っています。)
  • I hope business is going well.(ビジネスがうまくいっていることを願っています。)

とメッセージを送ることができます。

 

また相手が休み明けであれば、以下の一言を添えることもできるでしょう。

  • I hope you enjoyed your weekend.(週末を楽しめたことを願っています。)
  • I hope you enjoyed your summer vacation.(夏休みを楽しめたことを願っています。)

このようにオープニングセンテンスでは、本体に入る前に一言添えることで、メールが堅苦しくならないための項目といえます。

 

メインメッセージ

そして本文です。相手と共有したいことや依頼したいことをわかりやすく伝えます。

相手と情報を共有したいときは、以下のような文言が使えるでしょう。

  • I’d like to give you an update on ○○.(○○の最新情報をお知らせします。)
  • I’d like to give you an overview of ○○. (○○の概要をお知らせします。)
  • I’d just like to share the latest on ○○.(○○の最新情報を共有したいです。)

また相手に何かリクエストするときは、以下のような文言が使えるでしょう。

  • Could you ○○ ?
  • I’d like you to ○○.
  • Please ○○.
  • Would it be possible to ○○ ?

英語メールは長くなりすぎずに、簡潔に要件を伝えることが重要です。

 

クロージングセンテンス

伝えたいことを述べた後は、クロージングセンテンス(closing sentence)を添えます。

日本語のメールでいうところの「今後ともよろしくお願いいたします。」のイメージです。

  • Thank you for your help.(ご協力ありがとうございます。)
  • Thank you for your assistance.(ご協力ありがとうございます。)
  • Thank you for your support.(ご支援ありがとうございます。)
  • Thank you for your understanding.(ご理解ありがとうございます。)
  • I’m looking forward to your reply.(お返事お待ちしております。)
  • I’m looking forward to meeting you.(お会いできるのを楽しみにしております。)

また、相手が休みに入るのであれば、以下が使えます。

  • I hope you enjoy your holiday next week.(週末を楽しめることを願っています。)
  • I hope you enjoy your trip to Hokkaido.(北海道旅行を楽しめることを願っています。)

 

結びの言葉

そしてメールの締めくくりとして、最後に結びの言葉(sign off)を書きます。

ビジネスでフォーマルな場面では、

を使うのが一般的です。

  • Sincerely

ビジネスでも親しい間柄であれば、少しカジュアルなイメージで

  • Regards
  • Best Regards
  • Kind Regards
  • Warm Regards

を使うことができます。

更に同僚など、もっとカジュアルな感じであれば、

  • Cheers
  • Best

を使うことも可能です。

 

ビジネスメールの具体例

それでは、上記のメールテンプレートを使って実際にビジネスメールを書いてみましょう。

Dear Mr.Smith

 

Thank you for your calling.

 

We are happy to send you our price list.

I have attached it to this mail.

 

Please let me know it you have any questions.

 

Best Regards

Taro Yamada

テンプレートの流れでメールを書いていけば、

非常識な内容のメールを書いてしまうことがなくなると思いますので、

突然英語のメールを書くことになってしまった人は、

こちらのテンプレートを参考に作成してみてください。

まとめ

今回は英語のメールを書く時のテンプレートをお伝えしました。

ビジネスで英語のメールを書く時は、相手との関係性を意識して、

失礼にあたらないように気をつけて書きましょう。

 

最初のうちは、英語メールを書いたら、英語のできる同僚に添削してもらって、

失礼にあたる表現がないか、伝えたいことが正しく伝わるか、

内容を確認してもらってから送付するのが良いかもしれません。

 

母国でない言語のメールを書くのはストレスがたまるかもしれませんが、

何度も使っていけば慣れると信じて頑張っていきましょう。